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Excel 使用技巧集锦——163种技巧


发布时间:2012-07-03   阅读:2614次
Excel 使用技巧集锦——163种技巧
 
目    录
一、 基本方法  7
1.   快速选中全部工作表  7
2.   快速启动Excel 7
3.   快速删除选定区域数据  7
4.   给单元格重新命名  7
5.   在Excel中选择整个单元格范围  7
6.   快速移动/复制单元格  8
7.   快速修改单元格式次序  8
8.   彻底清除单元格内容  8
9.   选择单元格  8
10.  为工作表命名  9
11.  一次性打开多个工作簿  9
12.  快速切换工作簿  9
13.  选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)  10
14.  快速查找  10
15.  修改默认文件保存路径  10
16.  指定打开的文件夹  10
17.  在多个Excel工作簿间快速切换  10
18.  快速获取帮助  11
19.  创建帮助文件的快捷方式  11
20.  双击单元格某边移动选定单元格  11
21.  双击单元格某边选取单元格区域  11
22.  快速选定不连续单元格  11
23.  根据条件选择单元格  11
24.  复制或移动单元格  12
25.  完全删除Excel中的单元格  12
26.  快速删除空行  12
27.  回车键的粘贴功能  12
28.  快速关闭多个文件  12
29.  选定多个工作表  12
30.  对多个工作表快速编辑  13
31.  移动和复制工作表  13
32.  工作表的删除  13
33.  快速选择单元格  13
34.  快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品)  13
35.  备份工件簿  14
36.  自动打开工作簿  14
37.  快速浏览长工作簿  14
38.  快速删除工作表中的空行  14
39.  绘制斜线表头  14
40.  绘制斜线单元格  15
41.  每次选定同一单元格  15
42.  快速查找工作簿  15
43.  禁止复制隐藏行或列中的数据  15
44.  制作个性单元格  16
二、 数据输入和编辑技巧  16
1.   在一个单元格内输入多个值  16
2.   增加工作簿的页数  16
3.   奇特的F4键  16
4.   将格式化文本导入Excel 16
5.   快速换行  17
6.   巧变文本为数字  17
7.   在单元格中输入0值  17
8.   将数字设为文本格式  18
9.   快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品)  18
10.  在同一单元格内连续输入多个测试值  18
11.  输入数字、文字、日期或时间  18
12.  快速输入欧元符号  19
13.  将单元格区域从公式转换成数值  19
14.  快速输入有序文本  19
15.  输入有规律数字  19
16.  巧妙输入常用数据  19
17.  快速输入特殊符号  20
18.  快速输入相同文本  20
19.  快速给数字加上单位  20
20.  巧妙输入位数较多的数字  21
21.  将WPS/Word表格转换为Excel工作表  21
22.  取消单元格链接  21
23.  快速输入拼音  21
24.  插入“√”  21
25.  按小数点对齐  22
26.  对不同类型的单元格定义不同的输入法  22
27.  在Excel中快速插入Word表格  22
28.  设置单元格字体  22
29.  在一个单元格中显示多行文字  23
30.  将网页上的数据引入到Excel表格  23
31.  取消超级链接  23
32.  编辑单元格内容  23
33.  设置单元格边框  23
34.  设置单元格文本对齐方式  24
35.  输入公式  24
36.  输入人名时使用“分散对齐”(微软Office技巧大赛获奖作品)  24
37.  隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)  24
38.  恢复隐藏列  24
39.  快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品)  24
40.  彻底隐藏单元格  25
41.  用下拉列表快速输入数据  25
42.  快速输入自定义短语  25
43.  设置单元格背景色  25
44.  快速在多个单元格中输入相同公式  26
45.  同时在多个单元格中输入相同内容  26
46.  快速输入日期和时间  26
47.  将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间  26
48.  在Excel中不丢掉列标题的显示  26
49.  查看与日期等效的序列数的值  27
50.  快速复制单元格内容  27
51.  使用自定义序列排序(微软Office技巧大赛获奖作品)  27
52.  快速格式化Excel单元格  27
53.  固定显示某列  27
54.  在Excel中快速编辑单元格  27
55.  使用自动填充快速复制公式和格式  28
56.  为单元格添加批注  28
57.  数据自动输入  28
58.  在Excel中快速计算一个人的年龄  28
59.  快速修改单元格次序  29
60.  将网页上的数据引入到Excel表格中  29
三、 图形和图表编辑技巧  29
1.   在网上发布Excel生成的图形  29
2.   创建图表连接符  30
3.   将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中  30
4.   将Word内容以图片形式插入到Excel表格中  30
5.   将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中  30
6.   在独立的窗口中处理内嵌式图表  31
7.   在图表中显示隐藏数据  31
8.   在图表中增加文本框  31
9.   建立文本与图表文本框的链接  31
10.  给图表增加新数据系列  31
11.  快速修改图表元素的格式  32
12.  创建复合图表  32
13.  对度量不同的数据系列使用不同坐标轴  32
14.  将自己满意的图表设置为自定义图表类型  32
15.  复制自定义图表类型  33
16.  旋转三维图表  33
17.  拖动图表数据点改变工作表中的数值  33
18.  把图片合并进你的图表  33
19.  用图形美化工作表  34
20.  让文本框与工作表网格线合二为一  34
21.  快速创建默认图表  34
22.  快速创建内嵌式图表  35
23.  改变默认图表类型  35
24.  快速转换内嵌式图表与新工作表图表  35
25.  利用图表工具栏快速设置图表  35
26.  快速选取图表元素  36
27.  通过一次按键创建一个Excel图表  36
28.  绘制平直直线  36
四、 函数和公式编辑技巧  36
1.   巧用IF函数清除Excel工作表中的0 36
2.   批量求和  37
3.   对相邻单元格的数据求和  37
4.   对不相邻单元格的数据求和  37
5.   利用公式来设置加权平均  38
6.   自动求和  38
7.   用记事本编辑公式  38
8.   防止编辑栏显示公式  38
9.   解决SUM函数参数中的数量限制  39
10.  在绝对与相对单元引用之间切换  39
11.  快速查看所有工作表公式  39
12.  实现条件显示  39
五、 数据分析和管理技巧  40
1.   管理加载宏  40
2.   在工作表之间使用超级连接  40
3.   快速链接网上的数据  40
4.   跨表操作数据  40
5.   查看Excel中相距较远的两列数据  41
6.   如何消除缩位后的计算误差(微软Office技巧大赛获奖作品)  41
7.   利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算  41
8.   Web查询  41
9.   在Excel中进行快速计算  42
10.  自动筛选前10个  42
11.  同时进行多个单元格的运算(微软Office技巧大赛获奖作品)  42
12.  让Excel出现错误数据提示  43
13.  用“超级连接”快速跳转到其它文件  43
六、 设置技巧  43
1.   定制菜单命令  43
2.   设置菜单分隔线  43
3.   备份自定义工具栏  44
4.   共享自定义工具栏  44
5.   使用单文档界面快速切换工作簿  44
6.   自定义工具栏按钮  44
 
一、   基本方法

1.     快速选中全部工作表

右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可()。
 

2.     快速启动Excel

如果想在启动系统自动运行Excel,可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标,进入Windows目录,依次打开“Start Menu\Programs\启动”文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹,用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹,这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中,下次启动Windows就可快速启动Excel了。 如果Windows系统已启动,你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”,以后启动时只需双击快捷方式即可。
 

3.     快速删除选定区域数据

如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时,没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键,则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域,在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。
 

4.     给单元格重新命名

Excel给每个单元格都有一个默认的名字,其命名规则是列标加横标,例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名,可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格,在表的左上角就会看到它当前的名字,再用鼠标选中名字,就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格,单击“插入→名称→定义”命令,显示“定义名称”对话框,在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字,单击“确定”按钮即可()。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字,它最多可包含255个字符,可以包含大、小写字符,但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。
 

5.     在Excel中选择整个单元格范围

在Excel中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围,按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元格,包括那些你不打算使用的单元格。
 

6.     快速移动/复制单元格

先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。
 

7.     快速修改单元格式次序

在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。
 

8.     彻底清除单元格内容

先选定单元格,然后按Delete键,这时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围,单击“编辑→清除”命令,这时显示“清除”菜单(),选择“全部”命令即可,当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。
 

9.     选择单元格

选择一个单元格,将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域,可选中左上角的单元格,然后按住鼠标左键向右拖曳,直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域,在选择一个单元格区域后,可按住Ctrl键,然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列,只需单击行号或列标,这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮,即可选定整个工作表。
 

10. 为工作表命名

为了便于记忆和查找,可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字,有两种方法:1.选择要改名的工作表,单击“格式→工作表→重命名”命令,这时工作表的标签上名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。
 

11. 一次性打开多个工作簿

利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件夹,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将它们全部选中,然后按右键单击,选择“打开”命令,系统则启动Excel 2002,并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中,以后启动Excel 2002时,上述工作簿也同时被全部打开。方法三 启动Excel 2002,单击“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,点击“常规”标签,在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:\Excel),单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中,以后当启动Excel 2002时,上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。方法四 在Excel 2002中,单击“文件→打开”命令,按住Shift键或Ctrl键,在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,然后按“打开”按钮,就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法,将需要同时打开的多个工作簿全部打开,再单击“文件→保存工作区”命令,打开“保存工作区”对话框,取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件,则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。
 

12. 快速切换工作簿

对于少量的工作簿切换,单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换,可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字,要直接切换到一个工作簿,可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿,若多于9个,“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令,选用该命令,则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击其中需要的名字即可。
 

13. 选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)

如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。
 

14. 快速查找

在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时,可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符,以方便查找操作。问号(?)代表一个字符,星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号(~)就可以了。
 

15. 修改默认文件保存路径

启动Excel 2002,单击“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,在“常规”标签中,将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿,进行“保存”操作时,系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。
 

16. 指定打开的文件夹

我们可以指定打开文件的文件夹,方法如下: 单击“开始→运行”,输入regedit命令,打开“注册表编辑器”,展开HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces,在下面新建主键,名称为“mydoc”,然后在该主键中新建两个“字符串值”,名称分别是“Name”和“Path”,值分别为“我的文件”(可以随意命名)和“d:\mypath”(定位文件夹的完整路径),关闭“注册表编辑器”,重启电脑。以后在Excel 2002中进行“打开”操作时,打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目,点击该项目,即可进入“d:\mypath”文件夹。
 

17. 在多个Excel工作簿间快速切换

按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。
 

18. 快速获取帮助

对于工具栏或屏幕区,按组合键“Shift+F1”,鼠标变成带问号的箭头,用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。
 

19. 创建帮助文件的快捷方式

Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件Xlmain10.chm,存放在安装目录\Office10\2052目录中,单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后,不管Excel是否在运行,而且也不用调用Office助手,单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。
 

20. 双击单元格某边移动选定单元格

在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置
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